Le digital, un gain de temps et de confort

Avec plus de 12 000 utilisateurs et plus de 4 millions de lots gérés, Seiitra est un éditeur de logiciels dédiés aux professionnels de l’immobilier depuis plus de 40 ans. Avec son logiciel Powimo, il digitalise et facilite la tâche du syndic.

La loi Élan met les copropriétaires et les gestionnaires de copropriété face à l’obligation de s’adapter à de nouvelles évolutions en matière de déroulement et de modalités de vote : la modification du pourcentage des pouvoirs dont le seuil passe de 5 à 10 %, des pouvoirs donnés à chacun des époux copropriétaires, la possibilité pour tout mandataire désigné de déléguer son mandat à une autre personne, une remise obligatoire des pouvoirs envoyés chez le syndic, ou encore la possibilité d’y participer par visioconférence pour lutter contre l’absentéisme.

Voter en AG depuis son canapé

« Dans ce contexte en régulière mouvance, les gestionnaires et les copropriétaires ne peuvent plus se passer d’un accompagnement numérique de proximité pour fluidifier la gestion de cette instance hautement stratégique. À travers notre solution Powimo, nous leur donnons l’ensemble des moyens pour tenir et animer leurs assemblées générales le plus sereinement et simplement possible. Les séances ne sont plus perçues comme une épreuve et redeviennent un moment d’échange et de partage avec les clients », précise Franck Chartier, directeur général de Seiitra. Fraîchement lancé, le module « Tenue des assemblées générales » permet, grâce à son interface simple et intuitive, de gérer toutes les étapes de l’AG de copropriété, au-delà du respect des différents dispositifs légaux. La solution permet de recenser les copropriétaires sur la feuille de présence, de saisir les votes sur les différentes résolutions de la convocation, de générer et de signer le PV et la feuille de présence via la signature électronique certifiée. Disponible quel que soit l’état de la connexion Internet, elle dispose de nombreux avantages tels que l’émargement de la feuille de présence sur tablette, l’accès à un écran diffusable en assemblée, la saisie ultrarapide des votes, ou encore la gestion des copropriétaires majoritaires et des bailleurs sociaux. « Nous avons souhaité créer des outils adaptés à la tenue d’une AG aussi bien à distance et/ou en présentiel, explique Franck Chartier. Nous adaptons notre solution aux décrets de la Loi Élan. D’ailleurs nous sommes prêts pour la mise en place du pré-vote dès la parution du décret. Les copropriétaires auront la possibilité de voter les résolutions avant même la tenue de l’AG ».

Le digital, une nouvelle compétence

Toutes ces solutions digitalisées avancent le gain de temps pour le gestionnaire dans la préparation et la tenue d’une AG, tout comme dans l’ensemble de ses missions (envoi électronique des convocations, gestion des appels de fonds, enregistrement des factures…). « C’est une évidence, avance Franck Chartier, pas de queue pour émarger dans une grosse copropriété, les copropriétaires s’identifient et entrent en séance depuis leur Smartphone. De plus, la saisie des votes est ultrarapide, même sur les cas particuliers que sont l’élection des membres du bureau ou du conseil syndical, le vote de travaux, le second vote (art 25.1). Le copropriétaire, qu’il soit ou non présent peut voter depuis son téléphone. Je vous rassure, le vote à main levée reste possible, pour ceux qui ne sont pas équipés d’un Smartphone ». Toute la séance peut être projetée pour plus de convivialité. Les participants suivent donc aisément le déroulé de l’assemblée et visualisent clairement le résultat des votes. Et le compte-rendu est automatiquement généré, ce qui permet au gestionnaire de l’envoyer extrêmement rapidement après l’AG et sans impression papier pour ceux qui le souhaitent. C’est une économie non négligeable lorsqu’il y a un grand nombre de résolutions à l’ordre du jour.

Un défi technologique

« Nous sommes conscients, soulève Franck Chartier, que les locaux dans lesquels se tiennent les AG ne sont pas tous équipés d’une bonne connexion Internet, alors ce fut pour nous un véritable défi à relever pour que la tenue de l’AG puisse être digitalisée sans connexion Internet. Aujourd’hui, le gestionnaire peut animer son AG sans passer par Internet, en mode déconnecté pendant l’AG pour les copropriétaires présents. Seul le gestionnaire doit être équipé d’un module 4G+ lui permettant d’être connecté pour recevoir les votes à distance. Et encore, avec le pré-vote bientôt, ce ne sera plus nécessaire ».

Un extranet performant

À partir de mi 2020, la loi Élan prévoit qu’un syndic doit être en mesure de rendre certains documents accessibles comme le carnet d’entretien, le règlement de copropriété, le compte de chaque copropriétaire… depuis l’extranet. « Chaque document émis par le cabinet peut, avec notre solution, assure Franck Chartier, être édité dans l’espace client. Ainsi, chacun a des droits d’accès aux documents dont il est destinataire conformément à la Loi Élan. Nous avons également ajouté une fonctionnalité pour les membres du conseil syndical. Il peut dialoguer avec le gestionnaire pour préparer l’ordre du jour de l’AG. En renouant les contacts fréquents et positifs entre les deux parties, grâce aux outils digitaux, la relation client est renforcée, revue et apaisée ».

Nathalie Vaultrin

Crédits photos : Franck Chartier – Seiitra